Politique de confidentialité et de protection des données

1. Qui traite les données ?

Pour la gestion du site, des comptes, des abonnements, du support, de la sécurité et de sa propre activité commerciale, le responsable du traitement est Julien Spileers, entrepreneur individuel, 1 avenue de l’Europe, 59320 Haubourdin, France. Contact pour les données personnelles : support@dealback.fr.

Lorsqu’un utilisateur professionnel importe des devis, coordonnées de prospects, documents ou échanges commerciaux, cet utilisateur reste responsable du traitement. DealBack agit alors comme sous-traitant et traite ces données uniquement sur ses instructions afin de fournir et sécuriser le service. Les obligations correspondantes doivent être précisées dans l’accord de traitement des données DealBack.

2. Données traitées

DealBack ne reçoit pas le mot de passe Gmail et ne conserve pas les données complètes des cartes bancaires.

• Données de compte : nom, prénom, adresse e-mail, entreprise, métier et paramètres
• Données commerciales : devis, référence, type de chantier, montant, dates, statut, notes et coordonnées du client ou prospect
• Fichiers importés : CSV, Excel et PDF
• Relances : contenu, dates, état, destinataire et historique
• Données Gmail : adresse connectée, identifiants de messages et de fils, messages associés aux devis DealBack et réponses nécessaires à la détection
• Données OAuth : jetons techniques nécessaires au maintien de la connexion Google, stockés sous forme chiffrée
• Données IA : instructions et éléments nécessaires à la génération ou à la classification demandée
• Données d’abonnement : identifiant client Stripe, offre, statut, échéances et références de facture
• Données de contact et de support
• Données techniques : session, journaux de sécurité, erreurs, opérations et identifiant pseudonyme d’audience
• Données du simulateur ou de la bêta lorsque l’utilisateur les transmet volontairement

3. Finalités et bases légales

• Créer et administrer le compte : exécution du contrat
• Enregistrer et suivre les devis : exécution du contrat et instructions du client professionnel
• Préparer, programmer et envoyer les relances : exécution du contrat et instructions du client professionnel
• Détecter et classer les réponses liées aux devis : exécution du contrat et instructions du client professionnel
• Fournir les fonctions IA demandées : exécution du contrat
• Gérer l’abonnement et le paiement : exécution du contrat
• Conserver les factures : obligation légale
• Assurer la sécurité, prévenir les abus et diagnostiquer les erreurs : intérêt légitime
• Répondre aux demandes : mesures précontractuelles, contrat ou intérêt légitime selon la demande
• Mesurer l’audience interne : intérêt légitime, sous réserve des règles applicables aux traceurs
• Utiliser Google Analytics : consentement préalable
• Prospection commerciale propre à DealBack : intérêt légitime ou consentement selon le destinataire et le canal

4. Gmail et Google OAuth

La connexion Gmail utilise OAuth Google. DealBack ne reçoit jamais le mot de passe Gmail.

Selon les fonctions activées et les autorisations effectivement affichées par Google, DealBack peut connaître l’adresse Gmail connectée, envoyer une relance depuis cette adresse, conserver l’identifiant du message et du fil, rechercher et traiter les réponses associées aux fils DealBack, et détecter certains devis PDF reçus ou envoyés lorsque cette fonction est activée.

La permission de lecture Gmail peut techniquement donner accès à davantage de messages que ceux affichés dans DealBack. Le traitement applicatif est limité aux messages nécessaires aux fonctions annoncées. DealBack ne vend pas les données Gmail, ne les utilise pas pour la publicité et ne les utilise pas pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle généraliste.

L’utilisation des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.

DealBack conserve l’adresse connectée, les scopes autorisés, le historyId, les informations de watch/synchronisation, les identifiants de messages et de fils, les réponses copiées dans les devis et les preuves de relance. Le refresh token est chiffré par AES-GCM avant stockage. L’access token n’est pas persisté. Le contenu complet d’une boîte Gmail n’est pas copié ni stocké comme une archive générale.

La connexion peut être révoquée depuis les réglages. DealBack tente alors de révoquer le refresh token auprès de Google et supprime la connexion et l’index Gmail locaux. Les réponses déjà copiées dans les devis et les preuves d’envoi peuvent rester avec le devis. Lors de la suppression complète du compte, les devis, réponses, deliveries, connexion et index Gmail locaux sont supprimés. Les e-mails originaux restent dans Gmail et ne sont jamais effacés de la boîte par DealBack.

5. OpenAI et intelligence artificielle

DealBack utilise l’API OpenAI Responses pour certaines fonctions de génération, d’analyse et d’extraction. Selon la fonction demandée, DealBack peut transmettre notamment la référence du devis, l’identité du client lorsqu’elle figure dans le devis, le chantier, le métier, le montant, les dates, les relances, l’objection, les notes, le nom du fichier et l’entreprise de l’artisan.

Lors de l’import d’un devis PDF, le fichier PDF complet peut être envoyé à OpenAI comme fichier d’entrée afin d’en extraire les informations. Le document peut contenir un nom, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, des références, des montants, des dates et d’autres informations présentes dans le devis. L’utilisateur ne doit donc importer que les documents nécessaires et éviter les données sensibles ou étrangères au devis.

OpenAI intervient comme prestataire technique pour fournir la fonction demandée. Selon les conditions applicables aux services API, les données API ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner les modèles généraux, sauf choix ou accord contraire du titulaire du compte. DealBack ne présente toutefois pas le mode Zero Data Retention comme activé : la configuration de l’organisation, les contrôles de partage et la durée de conservation fournisseur restent à vérifier dans OpenAI Platform et dans le DPA applicable.

DealBack n’utilise pas ces données pour entraîner son propre modèle. La durée éventuelle de conservation par OpenAI dépend de la configuration et des conditions applicables au compte. Aucune localisation exclusivement européenne n’est garantie dans la présente politique.

Les suggestions IA doivent être relues par l’utilisateur. Elles ne constituent pas une décision juridique, financière ou commerciale garantie.

6. Destinataires et prestataires

Stripe peut agir, selon le traitement, comme sous-traitant ou responsable du traitement pour ses obligations propres, notamment la sécurité des paiements, la prévention de la fraude et le respect de la réglementation financière.

• Netlify : hébergement, fonctions serveur et stockage applicatif
• Google : OAuth, Gmail, envoi et détection des réponses
• OpenAI : génération et analyse IA demandées
• Stripe : paiement, facturation et statut d’abonnement
• Prestataires professionnels, conseils et autorités lorsque cela est nécessaire ou légalement obligatoire

7. Transferts hors Espace économique européen

Netlify, Google, OpenAI ou Stripe peuvent traiter certaines données hors de l’EEE, notamment aux États-Unis. Selon le prestataire et le traitement, les transferts doivent reposer sur une décision d’adéquation applicable, le Data Privacy Framework lorsqu’il est valablement utilisable, des clauses contractuelles types ou un autre mécanisme reconnu, accompagné si nécessaire de garanties supplémentaires.

8. Durées de conservation

Les données principales du compte, les devis et les échanges associés sont conservés pendant l’utilisation du service, puis supprimés du stockage applicatif actif lors de la suppression réussie du compte. En l’absence de suppression automatique par ancienneté dans certains stockages, DealBack applique actuellement comme critère la durée du compte ou la fin du besoin ayant justifié le traitement.

Certaines traces techniques, données de sécurité, événements historiques, pièces comptables ou données détenues par des prestataires peuvent subsister lorsqu’elles sont nécessaires à la sécurité, à la preuve, au traitement d’un incident ou au respect d’une obligation légale. Leur durée dépend du support concerné et, pour les fournisseurs, de leurs conditions et paramètres effectivement applicables. Les durées qui ne sont pas encore techniquement confirmées ne sont pas présentées comme garanties.

9. Droits

Selon le traitement, les personnes disposent des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Elles peuvent retirer leur consentement à tout moment sans remettre en cause les traitements antérieurs.

Les demandes sont adressées à support@dealback.fr. DealBack répond dans le délai légal, généralement un mois. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable.

Une réclamation peut être adressée à la CNIL, www.cnil.fr. Pour les données d’un prospect importées par un artisan, la demande doit en priorité être adressée à l’artisan concerné. DealBack l’assiste dans la mesure prévue par son accord de sous-traitance.

10. Source des données des prospects

Les données des prospects sont généralement fournies indirectement à DealBack par l’artisan utilisateur. Celui-ci doit s’assurer qu’elles ont été collectées licitement et fournir l’information requise aux personnes concernées.

11. Suppression du compte

La suppression est disponible dans la zone dangereuse des réglages. Lorsqu’elle aboutit complètement, elle invalide la session, arrête les relances et supprime du stockage actif DealBack le compte, les devis, les réponses associées, les données Gmail locales et les preuves de livraison. DealBack tente de révoquer le jeton Gmail, puis supprime la connexion et l’index Gmail locaux.

Cette suppression n’efface pas les e-mails originaux présents dans la boîte Gmail de l’utilisateur. Elle ne supprime pas non plus automatiquement chez Stripe le Customer, les Checkout Sessions, factures, paiements ou charges que Stripe peut conserver pour ses propres obligations.

Une trace minimale de suppression, certains événements historiques ou de sécurité et certaines données détenues par les fournisseurs peuvent subsister lorsqu’ils sont nécessaires à la preuve de la suppression, à la sécurité, à la gestion d’un incident ou à une obligation légale. Ces éléments ne doivent pas permettre de réactiver le compte ou les relances. La durée des éventuelles copies internes résiduelles de Netlify Blobs reste à confirmer auprès de Netlify.

12. Sécurité et mises à jour

DealBack met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques. Aucun service informatique ne peut garantir l’absence totale de risque.

Toute modification importante de cette politique sera signalée dans l’application ou par e-mail.